Ausweitung der notariellen Online-Verfahren im Gesellschafts- und Registerrecht
Gesellschaftsrechtliche Maßnahmen sind meist aufwändig: Termine mit Gesellschaftern müssen koordiniert, Vollmachten eingeholt und Unterschriften geleistet werden – häufig von Beteiligten an unterschiedlichen Standorten. Künftig könnten zahlreiche dieser Schritte deutlich einfacher gehandhabt werden. Ein aktueller Gesetzentwurf sieht vor, die Anwendung von notariellen Online-Verfahren im Gesellschafts- und Registerrecht spürbar auszuweiten, um damit viele Vorgänge ohne persönliche Präsenz beim Notar zu ermöglichen.
1. Begrenzte Wirkungen des bisherigen Online-Verfahrens
Die notarielle Online-Beurkundung ist bereits heute möglich, etwa bei der Gründung einer GmbH oder bestimmten Satzungsänderungen. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass die Digitalisierung ausgerechnet an den vorbereitenden und begleitenden Schritten endet. So müssen insbesondere Vollmachten für Registeranmeldungen oder gesellschaftsrechtliche Maßnahmen vielfach weiterhin in Präsenz errichtet werden. Gerade bei Familienunternehmen, Beteiligungsgesellschaften oder Gesellschafterkreisen mit Beteiligten an verschiedenen Standorten führt dies häufig zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand.
2. Geplante Erweiterungen des Online-Verfahrens
2.1 Verfahrensstand
Das Bundesministerium der Justiz hat einen Referentenentwurf zur Ausweitung der notariellen Online-Verfahren im Gesellschafts- und Registerrecht vorgelegt. Ziel ist eine Erweiterung der bestehenden Online-Verfahren auf weitere beurkundungs- oder beglaubigungspflichtige Vorgänge, soweit diese strukturell für eine digitale Durchführung geeignet sind. Der Entwurf befindet sich derzeit noch im Gesetzgebungsverfahren. Er ist vom Bundestag bereits in erster Lesung beraten und zur weiteren Prüfung insbesondere an den Rechtsausschuss überwiesen worden.
2.2 Übersicht der geplanten Erweiterungen
Die geplanten Erweiterungen konzentrieren sich auf Vorgänge, die typischerweise standardisiert ablaufen und keinen besonderen Abstimmungsbedarf und kein hohes Konfliktpotenzial aufweisen. Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere Vollmachten und begleitende Verfahrensschritte, die bislang regelmäßig persönliche Anwesenheitstermine erfordern. Der Gesetzgeber setzt damit dort an, wo Unternehmen im Alltag den größten organisatorischen Aufwand haben. Konkret soll das Online-Verfahren wie folgt ausgeweitet werden:
- Registervollmachten zur Anmeldung beim Handels-, Gesellschafts- und Partnerschaftsregister
- Stimmrechtsvollmachten zur Stimmabgabe in Gesellschafterversammlungen von GmbH
- Gründungen von Aktiengesellschaften und KGaA
- Vollmachten zur Abgabe der Erklärungen zur Übernahme eines Geschäftsanteils einer GmbH
3. Online-Registervollmacht als zentrale Erleichterung
Die größte praktische Bedeutung dürfte der geplanten Einbeziehung von Registervollmachten zukommen. Bei Personengesellschaften sind Registeranmeldungen grundsätzlich von allen Gesellschaftern vorzunehmen. Insbesondere bei Gesellschaften mit einer Vielzahl von Gesellschaftern wird dies regelmäßig über Registervollmachten der einzelnen Gesellschafter gebündelt, um den Vollzug zu erleichtern. Die notarielle Errichtung solcher Vollmachten setzt bislang die persönliche Mitwirkung aller Beteiligten voraus. Gerade bei größeren oder räumlich verteilten Gesellschafterkreisen wie z.B. bei Familiengesellschaften führt dies zu erheblichem Koordinationsaufwand.
Künftig soll die Errichtung dieser Vollmachten im Online-Verfahren möglich sein, ohne persönlich bei einem Notar vorsprechen zu müssen. Für die Praxis bedeutet ein solches ortsunabhängiges Online-Verfahren eine Reduzierung von Verwaltungs-, Kosten- und Zeitaufwand und damit vor allem eine spürbare Beschleunigung des Vorgangs.
4. Vollmachten im GmbH-Recht: Mehr Flexibilität im Ablauf
Ergänzend sollen auch Vollmachten im GmbH-Recht stärker in das Online-Verfahren einbezogen werden. Dies betrifft insbesondere Vollmachten zur Übernahme von Geschäftsanteilen. Solche Vollmachten spielen vor allem bei Kapitalmaßnahmen oder Beteiligungserwerben eine Rolle. In der bisherigen Praxis führt die Einbindung nicht am Termin anwesender Beteiligter häufig zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand. Die Möglichkeit der Online-Beurkundung schafft hier zusätzliche Flexibilität. Beteiligte können unabhängig vom eigentlichen Beurkundungstermin eingebunden werden, was die Abläufe besonders bei strukturierten Transaktionen erleichtert.
