Rechnungslegung & Finanzen
08. Mai 2025
WPin Jasmin Vahidi

RPA (Robotic Process Automation) als Effizienzbooster im Bereich der Finanz- und Steuerabteilung

Grafik mit Uhr und Icons für Büroorganisation

In einer Zeit, in der Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung im Fokus vieler Unternehmen stehen, hat sich die Robotic Process Automation (RPA) als leistungsstarke Technologie etabliert. Insbesondere für die Abteilungen Finanzen und Steuern bietet RPA eine Vielzahl von Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren und somit gewonnene wertvolle Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten zu verwenden – und letztendlich damit die Möglichkeit, RPA als Effizienzbooster einzusetzen.

Automatisierte Prozessbearbeitung … 

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es ermöglicht, vordefinierte Arbeitsschritte durch Software-Roboter – sog. „Bots“ – automatisiert auszuführen. Diese Bots können komplexe Interaktionen auf digitalen Plattformen nachahmen, indem sie Mausbewegungen, Tastatureingaben und Bildschirmklicks simulieren. Dabei arbeiten sie nach klar definierten Regeln und können nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert werden. Durch die hohe Skalierbarkeit von RPA können wiederholbare Aufgaben in großem Umfang und mit gleichbleibender Präzision ausgeführt werden.

… eröffnet Chancen im Berufsalltag

Verwaltende und repetitive Aufgaben, die meist im Alltag einer Finanz- und Steuerabteilung eher als Last denn als Chance empfunden werden, können in großem Umfang automatisiert werden. Dies führt nicht nur zu einer Reduktion menschlicher Fehler, sondern auch zu einer erheblichen Zeitersparnis. Die gewonnene Zeit kann für komplexere und analytische Aufgaben genutzt werden, die das Fachwissen der Mitarbeitenden erfordern. Darüber hinaus verbessert RPA die Geschwindigkeit und Genauigkeit administrativer Prozesse und sorgt für Effizienzsteigerungen in Bereichen mit hohem Arbeitsaufkommen. Der Bot funktioniert 24/7 und ermüdet nicht. Die menschliche Fehlerquote ist bei sorgfältiger Implementierung ausgeschlossen, soweit die Prozesssicherheit gewährleistet ist und es zu keinen manuellen Fehlern kommen kann.

Hinweis

Die Zukunft von RPA bietet aber noch mehr Potenzial, insbesondere durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML). Diese Technologien könnten RPA-Bots in die Lage versetzen, komplexere, unstrukturierte Daten zu verarbeiten und die Entscheidungsfindung vorzubereiten. Die RPA wird damit zunehmend flexibler und skalierbarer einsetzbar, sodass wachsende Potenziale bestehen, auch komplexere Prozesse zu automatisieren und damit Effizienzen zu heben.

Praxisbeispiele …

Die Einsatzmöglichkeiten von RPA in Finanz- und Steuerabteilungen sind vielfältig und betreffen sowohl administrative Tätigkeiten als auch den eigentlichen fachlichen Prozess. Einige Beispiele für praktische Anwendungsfälle der Automatisierung sind:

Administrativer Bereich:

  • Eingabe und Aktualisierung von Kundendaten
  • Bearbeitung und Genehmigung von Urlaubsanträgen
  • Erfassung und Auswertung von Feedbackbögen
  • Rechnungserstellung und -versand
  • automatisierte E-Mail-Verarbeitung
  • automatisierter Workflow bei Neueinstellungen

Fachliche Prozesse:

  • Überwachung und Verwaltung von offenen Posten
  • Auswertung von GoBD-Daten und Erhebung von Anomalien z.B. in der Umsatzsteuer
  • Überwachung und Verwaltung von Verträgen und einzelnen Vertragsinhalten
  • Überwachung von Zahlungseingängen
  • Erstellung von regelmäßigen Statusberichten/Reports
  • Übernahme von Daten für die Vorerfassung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen
  • Erfassung und Überprüfung von Zahlungsfristen aus Bescheiden
  • Überprüfung der Gültigkeit der USt-Identifikationsnummern

… und Phasen der Implementierung

Die Implementierung von RPA erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um eine nahtlose Integration in die Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Der Prozess lässt sich in vier Hauptphasen unterteilen:

1. Prozessauswahl und Bewertung: Es gilt, geeignete Prozesse zu identifizieren, die regelbasiert, wiederholbar und klar strukturiert sind.

2. Design und Entwicklung: Die Prozesse werden detailliert dokumentiert und ein Plan für die Automatisierung erstellt. Die Programmierung erfolgt in der für die Bots vorgesehenen Softwarelösung. Eine enge Zusammenarbeit mit den jeweiligen Process Ownern ist entscheidend, um die manuelle Nachahmung erfolgreich umzusetzen.

3. Tests und Validierung: Um sicherzustellen, dass die RPA-Lösungen fehlerfrei arbeiten, werden sie auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Systemintegration getestet.

4. Implementierung und Schulung: Nach erfolgreicher Validierung wird die RPA-Lösung schrittweise eingeführt und die Bot-Anwender werden entsprechend geschult.

Fazit 

Robotic Process Automation stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einer effizienteren Arbeitswelt dar. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben eröffnet zudem die Möglichkeit, die Zeit der Führungskräfte und die ihrer Mitarbeitenden in fachlich versiertere Tätigkeiten zu lenken.