Verfahrensdokumentation: Wichtig im Rahmen einer Betriebsprüfung und als betriebswirtschaftliches Instrument
Im Zeitalter des digitalen Fortschritts wächst die Komplexität des Besteuerungsverfahrens. Im Rahmen der Digitalisierung ist eine Beschreibung der Prozesse und sämtlicher Parameter in einer Verfahrensdokumentation erforderlich. Das kann auch mit einer Straffung der Prozesse und entsprechenden Effizienzgewinnen verbunden werden.
Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation
Unter einer Verfahrensdokumentation versteht man die schriftliche Festlegung von Abläufen, Verfahren und Prozessen in einem Unternehmen. Sie stellt sicher, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gewährleistet ist und ein sachkundiger Dritter die Abläufe nachvollziehen kann. Nach § 146 Abs. 1 AO sind Steuerpflichtige verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen und diese in einer Weise zu dokumentieren, die es der Finanzbehörde ermöglicht, die Richtigkeit der Erklärungen zu überprüfen. Die Abläufe vom Ursprung des Sachverhalts über die Verarbeitung in der Buchhaltung bis zur finalen Steuererklärung werden beschrieben.
Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation für digitale Systeme werden durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) konkretisiert. Hierzu gehören insbesondere folgende Aspekte:
- Vollständigkeit der Dokumente
- Nachvollziehbarkeit der Abläufe
- Nachprüfbarkeit und Verfügbarkeit der Dokumente
- Unveränderbarkeit der Information
Das Nichtvorhandendsein einer Verfahrensdokumentation allein soll zwar nicht als formaler Mangel gelten. Jedoch kann bei nicht einwandfrei nachvollziehbaren und nachprüfbaren Daten eine fehlende Verfahrensdokumentation zur (teilweisen) Ablehnung der Buchführung beitragen, was die Schätzung der Umsätze als Besteuerungsgrundlage nach sich zieht. Demgegenüber wird mit einer gut strukturierten Verfahrensdokumentation den Anforderungen der Finanzbehörden entsprochen und mögliche Risiken bei steuerlichen Außenprüfungen werden minimiert.
Praxisbeispiel
Ein Einzelunternehmen führt täglich Bargeldgeschäfte durch. Um eine ordnungsgemäße Kassenführung sicherzustellen, können interne Abläufe und Schutzmaßnahmen, die im Zusammenhang mit der Kasse zur Anwendung kommen, in einer Verfahrensdokumentation aufgeführt werden. Hierzu gehört u.a. eine eindeutige Kassieranweisung, aus der der Umgang mit der Kasse und dem Bargeld eindeutig hervorgeht. Eine Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen klar und verständlich dargestellt werden. Auch technische Aspekte der Anwendungsprogramme kommen zum Tragen. Dies erleichtert den Prüfern die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle.
Betriebswirtschaftlicher Nutzen
Neben der Bedeutung für Betriebsprüfungen hat die Verfahrensdokumentation auch einen betriebswirtschaftlichen Nutzen. So wird die Einführung der E-Rechnung in vielen Organisationen zum Anlass genommen, die Digitalisierung voranzutreiben. Die daran Beteiligten setzen sich teilweise erstmals mit den Digital-Medien und den buchhalterischen Prozessen des Unternehmens detailliert auseinander. In diesem Zusammenhang wird analysiert, wie ein effizienter Prozess strukturiert sein könnte. Unnötige Abläufe lassen sich identifizieren und dies kann freie Kapazitäten schaffen. In Folge regelmäßiger Überprüfungen wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess geschaffen. Die schriftlichen Fixierungen schaffen Transparenz und sorgen für eine gleichbleibende Qualität der Arbeitsergebnisse der Mitarbeitenden.
