Firmenwagen bei Gesellschafter-Geschäftsführern: Dokumentationsanforderungen verschärft
Die private Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Gesellschafter-Geschäftsführer ist ein Klassiker in der steuerlichen Außenprüfung. Eine aktuelle Entscheidung des BFH verschärft nun die Anforderungen an den Nachweis einer ausschließlich betrieblichen Nutzung deutlich.
Klarstellung durch BFH: Einzelfallnachweis erforderlich
Mit Beschluss vom 17.12.2025 (Az.: I B 17/24) hat der BFH klargestellt, dass ein bloßes vertragliches Verbot der Privatnutzung nicht ausreicht, um die steuerliche Erfassung eines Nutzungsvorteils auszuschließen. Vielmehr ist im Einzelfall nachzuweisen, dass eine private Nutzung tatsächlich nicht erfolgt ist. Zur Begründung verweist der BFH auf die besondere Stellung von Gesellschafter-Geschäftsführern. Aufgrund ihrer beherrschenden Einflussmöglichkeiten auf das Gesellschaftsvermögen bestehe grundsätzlich die Möglichkeit, Firmenfahrzeuge auch privat zu nutzen. Diese Zugriffsmöglichkeit rechtfertige es, ohne geeignete Nachweise von einer privaten Mitbenutzung auszugehen.
Nutzung mehrerer hochwertiger Kfz erfordert …
Im Streitfall hatte ein alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer Zugriff auf mehrere hochwertige Fahrzeuge. Zwar bestand ein ausdrückliches Privatnutzungsverbot, jedoch fehlte es an jeglicher Dokumentation, etwa in Form eines Fahrtenbuchs. Die Finanzverwaltung unterstellte daraufhin eine private Nutzung und schätzte diese pauschal mit 25% der Fahrzeugkosten. Der daraus resultierende Vorteil wurde als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) qualifiziert. Diese Einordnung bestätigte auch der BGH.
Die steuerlichen Konsequenzen sind erheblich. Auf Ebene der Gesellschaft führt die Annahme einer vGA regelmäßig zu einer außerbilanziellen Hinzurechnung, was die Steuerbelastung bei der Körperschaft- und der Gewerbesteuer erhöht. Beim Gesellschafter wird darüber hinaus ein Kapitalertrag erfasst.
… belastbare Dokumentation der geschäftlichen Verwendung
Die Entscheidung macht deutlich, dass der Nachweis der tatsächlichen Nutzung in den Vordergrund rückt. In der Praxis empfiehlt es sich daher, bei einem vertraglich vereinbarten Nutzungsverbot ergänzend ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, um die ausschließlich betriebliche Verwendung belastbar zu dokumentieren. Reine Formalregelungen ohne tatsächliche Umsetzung werden künftig kaum noch anerkannt werden. Zudem sollte die Nutzung des Firmenwagens eindeutig und konsistent im Geschäftsführervertrag sowie in Gesellschafterbeschlüssen geregelt sein. Diese Vereinbarungen müssen auch tatsächlich gelebt werden, um steuerlich Bestand zu haben. Gerade bei mehreren zur Verfügung stehenden Fahrzeugen steigt das Risiko, dass die Finanzverwaltung eine private Nutzung unterstellt. Schließlich ist auch die Wahl der Versteuerungsmethode sorgfältig zu prüfen
