Bewirtungsaufwendungen: Neue Anforderungen durch BMF-Schreiben
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungsaufwendungen steht seit jeher besonders im Fokus von Außenprüfungen. Mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung der Rechnungsstellung und Kassensysteme hat die Finanzverwaltung ihre Vorgaben nunmehr umfassend präzisiert. Das aktuelle BMF-Schreiben bringt aber nicht nur Klarstellungen zur E-Rechnung, sondern verschärft zugleich die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und die Dokumentation von Trinkgeldern.
Anwendungsbereich der neuen Verwaltungsauffassung
Im BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (Az.: IV C 6 - S 2145/00026/005/033) konkretisiert die Finanzverwaltung die Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 4 und 5 EStG. Für Bewirtungsaufwendungen bis einschließlich 31.12.2024 bleibt das frühere Schreiben vom 30.6.2021 weiterhin maßgeblich. Für danach entstehende Aufwendungen gelten die neu gefassten Anforderungen, die insbesondere im Zusammenspiel mit der seit 1.1.2025 verpflichtend eingeführten E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich zu beachten sind. Grundsätzlich gilt, dass oberhalb der umsatzsteuerlichen Kleinbetragsgrenze von 250 € bei inländischen B2B-Umsätzen eine E-Rechnung erforderlich ist. Maßgeblich ist dabei der strukturierte Datensatz, nicht lediglich die visuelle Darstellung (z.B. PDF).
Unterschiedliche Anforderungen je nach Rechnungsbetrag
Das BMF differenziert weiterhin zwischen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen über dieser Grenze. Während bei Kleinbeträgen geringere formale Anforderungen gelten, ist bei höheren Rechnungsbeträgen eine vollständige Rechnung mit sämtlichen Pflichtangaben erforderlich. Dies betrifft insbesondere den gesonderten Umsatzsteuerausweis, die eindeutige Leistungsbeschreibung sowie die Identifizierung des Rechnungsausstellers. In Fällen, in denen kein maschinell erzeugter Bewirtungsbeleg vorliegt – etwa bei Bewirtungen im Ausland oder bei kleineren Betrieben ohne elektronisches Aufzeichnungssystem – kann ergänzend ein Eigenbeleg erforderlich sein. Ein isolierter Notizzettel oder ein bloßer Bierdeckel genügt hingegen weder für den Betriebsausgabenansatz noch für den Vorsteuerabzug. Erforderlich ist stets eine ordnungsgemäße Rechnung i.S. des § 14 UStG.
Elektronische Aufzeichnungssysteme und zTSE
Besondere praktische Relevanz kommt dem Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme (eAS) zu, die nach § 146a AO mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) abzusichern sind. Ein maschinell erstellter Bewirtungsbeleg berechtigt nur dann zum Betriebsausgabenabzug, wenn die elektronisch aufgezeichneten Kassendaten tatsächlich durch eine zTSE geschützt wurden.
Der Beleg muss daher neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben auch die nach § 6 KassenSichV vorgeschriebenen Informationen enthalten. Hierzu zählen insbesondere:
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Seriennummer der zTSE,
- Transaktionsnummer,
- Signaturzähler,
- Prüfwert,
- Beginn und Ende des Vorgangs.
Seit 2024 sind auf dem Beleg regelmäßig zwei Seriennummern auszuweisen – sowohl die des Aufzeichnungssystems als auch die des Sicherheitsmoduls. Fehlen diese Angaben, droht die Versagung des Betriebsausgabenabzugs, sofern kein dokumentierter Ausfall der zTSE vorliegt. Ein solcher Ausfall ist ausdrücklich kenntlich zu machen (z.B. durch den Hinweis „TSE ausgefallen“) und zeitnah zu beheben.
Belegausgabepflicht und Einzelaufzeichnung
Werden Geschäftsvorfälle mithilfe eines eAS erfasst, greift zugleich die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO. Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt eine artikelgenaue Erfassung. Pauschale Angaben wie „Menü 1“ oder „Tagesgericht 2“ werden zwar bei der bewirteten Person regelmäßig nicht beanstandet, können jedoch aus Sicht des leistenden Unternehmers kritisch zu würdigen sein. Die ordnungsgemäße Dokumentation ist nicht nur Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug, sondern dient zugleich der Manipulationsprävention. Der ausgestellte Beleg bildet die Schnittstelle zwischen elektronischer Aufzeichnung und steuerlicher Anerkennung.
Trinkgelder als Prüfungsfeld
Auch Trinkgelder bleiben ein sensibler Bereich. Sie sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar, sofern sie nachgewiesen werden. Der Nachweis kann etwa durch Ausweis auf dem maschinellen Beleg oder durch Quittierung auf der Rechnung erfolgen. Die Verwaltungsauffassung legt jedoch nahe, dass Trinkgelder, soweit sie im Zusammenhang mit einem aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall stehen, ebenfalls im Kassensystem erfasst werden sollten.
Elektronische Bewirtungsbelege
Eine Bewirtungsrechnung kann sowohl als strukturierte E-Rechnung (z.B. im Format ZUGFeRD oder X-Rechnung) als auch als sonstige elektronische Rechnung übermittelt werden. Wird sie mithilfe eines eAS erstellt, müssen auch die Angaben nach § 6 KassenSichV enthalten sein. Ergänzende Angaben zum geschäftlichen Anlass oder zu den bewirteten Personen können digital auf dem visualisierten Dokument ergänzt werden; der strukturierte Datensatz bleibt jedoch unverändert aufzubewahren.
Prüfungsrelevanz und Risikopotenzial
Der Bewirtungsbeleg erfüllt im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen mehrere Funktionen. Neben dem Nachweis der betrieblichen Veranlassung dient er der Prüfung der Angemessenheit sowie der Kontrolle paralleler Sachverhalte, etwa im Abgleich mit Fahrtenbüchern oder Terminkalendern. Formale Mängel können zudem bußgeldrechtliche Konsequenzen nach § 379 AO auslösen.
