Sachzuwendungen an Arbeitnehmer: Freigrenzen und Besonderheiten bei Gutscheinen
Viele Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern Sachzuwendungen, um Wertschätzung zu zeigen und Mitarbeitende zu motivieren. Insbesondere Gutscheine erfreuen sich dabei aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten großer Beliebtheit. Um den Vorteil der Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit zu bekommen, sind einige Voraussetzungen zu beachten.
60 €-Freigrenze: Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen
Zu persönlichen oder beruflichen Anlässen können Mitarbeitenden steuerfrei kleine Aufmerksamkeiten von geringem Wert bis zu 60 € brutto gewährt werden, z.B. Blumen, Wein oder Pralinen. Die Sachzuwendung kann dabei nicht nur dem Mitarbeitenden selbst, sondern auch einem in seinem Haushalt lebenden Angehörigen i.S. des § 15 AO gewährt werden. Typische Anlässe sind z.B.:
- Geburtstag, Hochzeit oder die Geburt eines Kindes
- Firmenjubiläum oder bestandene Prüfung
Religiöse Feste wie Ostern oder Weihnachten sind kein solcher Anlass.
Allgemeine 50 €-Freigrenze für Sachbezüge
Zusätzlich können Mitarbeitenden monatlich Sachbezüge bis 50 € brutto lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden, ganz ohne besonderen Anlass. Typische Beispiele für begünstigte Sachbezüge:
- Sachgeschenke aller Art (z.B. Geschenkkorb, Wein, Warengutschein oder Tankkarte)
- Belohnungsessen außerhalb der Kantine
- Eintrittskarten (z.B. für Kino oder Museum)
- Rabatte durch Dritte (wenn kein Rabattfreibetrag greift)
Mögliche Fallstricke bei Gutscheinen
Die o.g. anlassbezogenen und monatlichen Grenzen für Sachbezüge können grundsätzlich auch für Gutscheine genutzt werden. Die Gutscheine müssen in diesem Fall die Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllen und dürfen ausschließlich für Waren oder Dienstleistungen einlösbar sein.
Folgende Situationen führen dazu, dass es sich nicht um einen Sachbezug, sondern um eine steuer- und beitragspflichtige Geldleistung handelt:
- Mitarbeitende können für den Gutschein eine Barauszahlung erhalten;
- Mitarbeitende können Marketplace-Gutscheine erwerben, z.B. über Einzelhandels- oder Tankstellengutscheine.
Eine Barauszahlungsfunktion liegt vor, wenn Gutscheine jederzeit zurückgetauscht und Restbeträge ausgezahlt werden können. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Gutscheine über fremde Zahlungsdienstleister laufen, da in diesem Fall deren Rücktauschrecht greift.
Inzwischen gibt es einige Dienstleister, sog. „Gutscheinportale“, deren Geschäftsmodell darin besteht, Arbeitgebern eine unkomplizierte Plattform für die Ausgabe der Gutscheine zu bieten. Die Portale werben i.d.R. mit den genannten Steuervorteilen, haften aber selbstverständlich nicht, falls die Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nicht als erfüllt ansieht. Bei diesen Gutscheinportalen ist zu beachten, dass eine steuer- und sozialversicherungspflichtige Geldleistung vorliegt, wenn Gutscheine ausschließlich dazu berechtigen, sie gegen andere Gutscheine einzutauschen.
Lohnsteueranrufungsauskunft – Sicherheit im Zweifelsfall
Wenn Zweifel bestehen, ob eine Sachzuwendung steuerfrei gewährt werden kann, empfiehlt sich die Einholung einer Lohnsteueranrufungsauskunft gem. § 42e EStG. Die Auskunft verschafft Sicherheit, ob und in welchem Umfang die Vorschriften zur Lohnsteuer im konkreten Fall anzuwenden sind. Einige Gutscheinanbieter stellen hierfür bereits Mustervorlagen zur Verfügung.
Handlungsempfehlungen
Neben der vorgenannten Möglichkeit, eine Lohnsteueranrufungsauskunft einzuholen, sollten folgende Ratschläge bedacht werden:
- Nur Gutscheine einsetzen, die keine Drittgutscheine zulassen
- Zertifizierte Portale mit entsprechenden vertraglichen Einschränkungen nutzen
- Auf sehr begrenzte Waren- und Dienstleistungsangebote setzen (z.B. Mobilitätsbudgets)
- Reale Sachbezüge ausgeben (z.B. Getränke, Lebensmittel, eigenes Produktsortiment)
- Regelmäßige Prüfung, ob Anbieter inzwischen Drittgutscheine eingeführt haben.
In jedem Fall muss der Arbeitgeber stets Vertragspartner und Zahlender sein – denn sonst handelt es sich um eine zweckgebundene Geldleistung oder eine nachträgliche Kostenerstattung.
