Online-Gründung einer GmbH – Möglichkeiten für Unternehmer und Gründer
Auch die Notariate werden zunehmend digitalisiert. Schon seit Inkrafttreten des „Gesetzes zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiREG) zum 1.8.2023 bestehen weitreichende Möglichkeiten zur digitalen Beurkundung und Beglaubigung. Die praktisch wohl relevanteste Möglichkeit ist die Online-Gründung einer GmbH. Dieses einfache und effiziente Verfahren schafft eine zusätzliche digitale Alternative zum herkömmlichen Gründungsverfahren in Präsenz, wird in der Praxis aber bisher von Gründern nur selten in Anspruch genommen.
Anwendungsfälle und Ablauf der Online-Beurkundung
Das Online-Verfahren zur Gründung einer GmbH (auch in der Variante einer UG [haftungsbeschränkt]) ist sowohl im Wege der Bargründung als auch im Wege der Sachgründung anwendbar. Darüber hinaus können im Rahmen des Gründungsprozesses auch einstimmige Gesellschafterbeschlüsse, Gründungsvollmachten sowie Anmeldungen zu sämtlichen Registern digital beurkundet bzw. beglaubigt werden.
Die Durchführung der Online-Beurkundung ist sowohl sicher als auch unkompliziert. Sie findet über ein extra zu diesem Zweck bereitgestelltes Portal der Bundesnotarkammer statt, wodurch jederzeit der gleiche Datenschutz- und Datensicherheitsstandard wie bei einem „echten“ Notar-Besuch in Präsenz gewährleistet wird. Der Ablauf lässt sich im Wesentlichen mit den folgenden sechs Schritten zusammenfassen:
Registrierung im Online-Portal bzw. per App
Auswahl eines Notariats
Hochladen der Dokumente
Identitätsnachweis
Verlesen per Videokommunikation
Qualifizierte elektronische Signatur
Die Registrierung kann sowohl über das Online-Portal „www.onlineverfahren.notar.de“ als auch die App „Notar“ erfolgen. Innerhalb dieses Portals kann dann der gewünschte Notar ausgewählt und die für den Termin erforderlichen Unterlagen können hochgeladen werden. Das Verlesen durch den Notar findet dann in Form einer Videokonferenz statt, wobei keine Aufzeichnung der Videokommunikation erfolgt, sodass jederzeit die Vertraulichkeit der Daten gewahrt wird.
Technische Anforderungen
Die benötigte Hardware umfasst lediglich einen Computer oder ein Tablet mit Ton-, Mikrofon- und Kamerafunktion oder das eigene Smartphone, das eine NFC-Schnittstelle aufweist. Daneben ist ein nach dem 1.8.2021 ausgestellter Personalausweis für die Identitätskontrolle erforderlich. Handelt es sich um einen älteren Ausweis, wird zusätzlich der Reisepass benötigt.
Einschränkungen der Anwendbarkeit …
Hinsichtlich der Auswahl des Notars, der die Online-Beurkundung bzw. -Beglaubigung durchführen soll, bestehen gewisse Einschränkungen. Nach § 10a BNotO ist ein Ortsbezug erforderlich. Das bedeutet, dass sich entweder der Sitz der Gesellschaft oder der Wohnsitz bzw. Sitz eines Geschäftsführers oder eines Gesellschafters im Bezirk des Amtsgerichts, in dem der Notar seinen Amtssitz hat, befinden muss.
… bei Sachgründungen und …
Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen das Verfahren nicht zur Anwendung kommen kann: Im Falle einer Sachgründung kann das Online-Verfahren nur gewählt werden, soweit keine aufgrund anderer Vorschriften beurkundungspflichtige Einlage erbracht wird. Daher kann im Online-Verfahren keine Gründung unter Einbringung von Grundstücken oder GmbH-Anteilen beurkundet werden.
… bestimmten gesellschaftsvertraglichen Regelungen
Eine weitere Einschränkung besteht bei beurkundungspflichtigen Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Enthält dieser z.B. die Verpflichtungen zur Abtretung eines Geschäftsanteils in bestimmten Situationen, steht dies ebenfalls der Online-Gründung entgegen. Auch auf die im Zusammenhang mit der Gründung gefassten einstimmigen Gesellschafterbeschlüsse kann das Online-Verfahren nur insoweit angewendet werden, wie sich nicht aus anderen Vorschriften eine Beurkundungspflicht ergibt.
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