Verpflichtung zur E-Rechnung mit Übergangsfristen und Erleichterungen

Mit dem finalen Schreiben des BMF zur Aufstellung von Rechnungen nach § 14 UStG (vom 15.10.2024) schreitet die Digitalisierung weiter voran. Wesentlicher Bestandteil der Neuregelung ist die Einführung einer obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze, die für ab 2025 ausgeführte Umsätze gilt. Die Finanzverwaltung klärt wichtige Details zu Formaten, Übergangsfristen und Ausnahmen. Zudem sind erfreulicherweise zahlreiche Praxisanregungen berücksichtigt worden, etwa die Flexibilität bei Übermittlungswegen und die Ausnahme für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer.
Verpflichtungen und Übergangsfristen
Ab dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsfristen:
- Große Unternehmen müssen E-Rechnungen ab dem 1.1.2027 ausstellen.
- Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 € gilt die Verpflichtung erst ab dem 1.1.2028.
- Vor dem 1.1.2027 ausgestellte Dauerrechnungen in Papierform oder als PDF bleiben gültig, sofern sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Ausnahmen bestehen für steuerfreie Leistungen gem. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Formate und Anforderungen
E-Rechnungen müssen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahmen der Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch europäische Formate wie Factur-X sind erlaubt. Wichtig ist, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt sind.
Für die Übermittlung der E-Rechnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Versand per E-Mail (Hinweis: Ein PDF-Dokument für sich genommen gilt nicht als E-Rechnung).
- Bereitstellung über elektronische Schnittstellen oder ein zentrales Speicherportal.
- Gemeinsamer Zugriff innerhalb eines Konzernverbunds oder Download über ein Internetportal.
Nachbesserungen und Vereinfachungen
Das finale Schreiben berücksichtigt zahlreiche Anregungen aus der Praxis, die insbesondere seitens des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV) vorgetragen worden waren. Hervorzuheben sind vor allem folgende Aspekte:
- Unternehmer dürfen bis zum Ablauf der Übergangsfristen weiterhin Rechnungen in Papierform, als PDF oder Worddatei ausstellen. Rechnungsberichtigungen können im ursprünglichen Format erfolgen, sofern keine Verpflichtung zur E-Rechnung besteht.
- Die ursprünglich vorgesehene Einschränkung, dass USB-Sticks als Übermittlungsweg unzulässig sind, wurde gestrichen.
- Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sollen von der Verpflichtung zur E-Rechnung ausgenommen werden. Dies wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 umgesetzt.