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Steuern
05. Okt. 2026
Julian Frische

Vorsteuer aus dem Ausland als Liquiditätsquelle: Änderungen beim Vergütungsverfahren

Ob Messebesuch in Italien, Projektgeschäft in Österreich oder Kundenveranstaltung in Frankreich: Viele Unternehmen zahlen im Ausland Umsatzsteuer, ohne die bestehenden Erstattungsmöglichkeiten vollständig auszuschöpfen. Mit einem aktuellen BMF-Schreiben wird das Vorsteuervergütungsverfahren auf der Grundlage von verstärkter Digitalisierung vereinfacht.

Grundlagen des Vorsteuervergütungsverfahrens

Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht international tätigen Unternehmen, im Ausland gezahlte Umsatzsteuer ohne umsatzsteuerliche Registrierung in dem jeweiligen Land erstattet zu bekommen. Typische Fälle sind Reise- und Übernachtungsaufwendungen, Messeaufwendungen, Bewirtungskosten oder sonstige betriebliche Ausgaben, auf die ausländische Umsatzsteuer angefallen ist. Je nach Höhe dieser Aufwendungen können sich erhebliche Erstattungsbeträge ergeben. Zugleich ist das Verfahren an formelle Voraussetzungen sowie Fristen gebunden, sodass eine sorgfältige Vorbereitung nach wie vor unabdingbar bleibt.

Digitalisierung des Verfahrens und Erleichterungen bei der Nachweisführung 

Mit dem BMF-Schreiben vom 2.6.2026 hat die Finanzverwaltung die Passagen zum Vorsteuervergütungsverfahren im Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE) überarbeitet. Änderungen ergeben sich insbesondere bei Vergütungsanträgen von nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmen. 

Im Zentrum stehen dabei (für alle Unternehmen) vor allem die stärkere Digitalisierung des Vergütungsverfahrens sowie Erleichterungen bei der Nachweisführung. Rechnungen und Belege sollen zukünftig grundsätzlich elektronisch über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) hochgeladen werden. Bei Belegen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € entfällt sogar regelmäßig die Nachweispflicht, jedoch kann das BZSt die Vorlage der Belege im Original verlangen.

Hinweis

Die Änderungen betreffen damit vor allem die weitere Digitalisierung und Vereinfachung des Verfahrens. Besonders praxisrelevant ist, dass die bisher oft aufwendige Belegsammlung und -übermittlung zunehmend stärker standardisiert und digitalisiert wird. Das erleichtert zwar die Antragstellung, erhöht aber zugleich die Anforderungen an eine einwandfreie interne Organisation der Belegkette. An den grundsätzlichen Voraussetzungen des Vorsteuervergütungsverfahrens ändert sich hingegen wenig.

Organisatorische Anpassungen in der Rechnungsverarbeitung

Für erfolgversprechende Anträge auf Vorsteuervergütung ist eine entsprechend strukturierte interne Organisation unerlässlich: Ausländische Rechnungen müssen vollständig erfasst, zutreffend zugeordnet und hinsichtlich ihrer Vergütungsfähigkeit geprüft werden. Entscheidend ist insbesondere die formelle Qualität der Belege, etwa im Hinblick auf erforderliche Rechnungsangaben.

Um ungenutzte oder verspätet geltend gemachte Erstattungsbeträge sowie unnötige Verzögerungen im Vergütungsverfahren zu vermeiden, empfiehlt sich daher die Etablierung klarer Prozesse für

  • die systematische und digitale Erfassung ausländischer Belege,
  • die Prüfung der Antragsvoraussetzungen und Überwachung der Antragsfristen sowie für
  • die Erstellung der Vergütungsanträge.

Eine strukturierte digitale Erfassung ausländischer Rechnungen bereits im Rahmen der Reisekosten- oder Kreditorenprozesse erleichtert die spätere Antragstellung erheblich. Gleichzeitig lassen sich Fristen und Nachweispflichten besser überwachen.

Fazit

Das aktuelle BMF-Schreiben bringt zwar keine grundlegenden Änderungen beim Vorsteuerabzug. Die Neuregelungen unterstreichen jedoch, dass das Vorsteuervergütungsverfahren zunehmend digital und formalisiert ausgestaltet wird. Für betroffene Unternehmen ist dies ein guter Zeitpunkt, bestehende Prozesse rund um die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer zu überprüfen. Nicht selten lassen sich dabei bislang ungenutzte Erstattungsansprüche und damit zusätzliche Liquidität identifizieren.