springe zum Hauptinhalt
Steuern
12. Jan. 2026

Umgang mit dem Finanzamt: Darf der Betriebsprüfer die E-Mail-Korrespondenz des Betriebs anfordern?

Betriebsprüferin bekommt Einblick in E-Mails

Im Rahmen einer Außenprüfung werden dem Betriebsprüfer regelmäßig die Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Jahresabschlussunterlagen vorgelegt. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung hat jedoch auch die E-Mail-Korrespondenz stark an Bedeutung gewonnen. Dies ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass elektronische Kommunikation häufig freier und weniger formal erfolgt als der klassische Schriftverkehr. Es überrascht daher nicht, dass Betriebsprüfer vermehrt Einsicht in den E-Mail-Verkehr des geprüften Unternehmens verlangen. Fraglich ist allerdings, ob hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungspflichten

Ein aktuelles Urteil des BFH vom 30.4.2025 (Az.: XI R 15/23) nimmt hierzu Stellung. Nach § 147 Abs. 1 AO sind bestimmte Unterlagen aufzubewahren und dem Prüfer auf Verlangen vorzulegen (§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO). Hierzu zählen insbesondere Buchungsbelege – also Eingangs- und Ausgangsrechnungen – sowie Jahresabschlüsse nebst zugehöriger Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO). Darüber hinaus sind empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO).

Der Prüfer ist befugt, 

  • Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen,
  • zu verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet werden, sowie
  • deren Bereitstellung in einem maschinell auswertbaren Format zu fordern (§ 147 Abs. 6 AO).

Die hierbei entstehenden Kosten trägt der Steuerpflichtige. 

Hinweis

Die Aufbewahrungspflichten gelten nicht nur für bilanzierende Unternehmer, sondern auch für solche, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (vgl. BFH, Urteil vom 7.2.2008, Az.: X B 189/07).

E-Mails als aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Bereits mit Urteilen vom 24.6.2009 (Az.: VIII R 80/06) und vom 12.2.2020 (Az.: X R 8/18) hatte der BFH entschieden, dass auch E-Mails zu den aufbewahrungspflichtigen Handels- und Geschäftsbriefen i.S. des § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO zählen. Maßgeblich ist, dass die gesamte den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz aufzubewahren ist, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht. Auf die Form der Kommunikation kommt es dabei nicht an.

Nach der BFH-Rechtsprechung sind daher auch elektronische Mitteilungen, insbesondere E-Mails, aufbewahrungspflichtig, soweit sie rechnungslegungsrelevante Informationen enthalten. Sind diese Informationen nicht im E-Mail-Text selbst, sondern lediglich im Anhang enthalten, genügt die Aufbewahrung des Anhangs (BFH, Urteil vom 12.2.2020, Az.: X R 8/18).

Umfang des Vorlageanspruchs des Prüfers

Vor diesem Hintergrund ist es folglich grundsätzlich zulässig, wenn der Betriebsprüfer die Vorlage solcher E-Mails verlangt, die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung eines Handelsgeschäfts beziehen. Unzulässig ist es jedoch, wenn der Prüfer die Herausgabe des gesamten E-Mail-Verkehrs fordert. Der Vorlageanspruch ist auf steuerlich relevante Informationen zu beschränken.

Eine Anforderung eines sog. „Gesamtjournals“, das erst zu erstellen wäre und auch E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält, ist dem BFH zufolge ausdrücklich unzulässig, da hierfür keine gesetzliche Grundlage besteht. Verlangt der Prüfer dagegen die Vorlage der gesamten steuerlich relevanten E-Mail-Korrespondenz, etwa im Zusammenhang mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder einem bestimmten steuerlich relevanten Sachverhalt, ist der Aufforderung Folge zu leisten (BFH, Urteil vom 30.4.2025, Az.: XI R 15/23).

Hinweis

In dieser Entscheidung hat der BFH zudem ausdrücklich klargestellt, dass der Prüfer auch ein Recht auf Einsicht in den E-Mail-Verkehr hat, der sich auf die Verrechnungspreisdokumentation bezieht. Dokumentationen über Konzernverrechnungspreise fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und sind somit aufbewahrungspflichtig.

Grenzen der Mitwirkungspflicht

In der Praxis stellt sich häufig das Problem, dass E-Mail-Datenbestände nicht so strukturiert sind, dass sich steuerlich relevante Nachrichten automatisch herausfiltern lassen. Es obliegt daher dem Steuerpflichtigen, im Rahmen seines Erstqualifikationsrechts diejenigen E-Mails auszusondern, die keine steuerliche Relevanz besitzen, und sie dem Prüfer nicht vorzulegen. Ein Anspruch darauf, dass der Prüfer seine Anforderung auf bestimmte Suchbegriffe, Mitarbeiter oder Zeiträume einschränkt, besteht aber nicht (vgl. § 200 Abs. 1 Satz 2 AO).

Fazit

Der Betriebsprüfer ist berechtigt, steuerlich relevante E-Mails anzufordern. Dies gilt auch dann, wenn die Sichtung und die Selektion der Nachrichten mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand verbunden sind. Es ist Sache des Steuerpflichtigen, seine elektronischen Datenbestände so zu organisieren, dass eine berechtigte Einsichtnahme möglich ist, ohne dass nicht steuerlich relevante oder geschützte Inhalte offengelegt werden.

Hinweis

Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur Vorlage nicht nach, kann der Prüfer die Besteuerungsgrundlagen gem. § 162 AO schätzen. Darüber hinaus kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen; bei Zuwiderhandlungen droht die Festsetzung eines Mitwirkungsverzögerungsgelds nach § 200a AO.