Entwurf eines ergänzenden BMF-Schreibens
zur E-Rechnung
Zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bei seit Anfang des Jahres getätigten B2B-Umsätzen wurde kürzlich ein zweites BMF-Schreiben im Entwurf veröffentlicht. Dieser enthält praktische Hinweise zu technischen Anforderungen, inhaltlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug und zu dem Umgang mit Fehlern. Auch Validierungsanwendungen und GoBD-Vorgaben werden erstmals in diesem Zusammenhang erwähnt.
Hintergrund
Der vom 25.6.2025 stammende Entwurf konkretisiert das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur E-Rechnungspflicht zwischen inländischen Unternehmern und ändert die Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer. Er sieht Anpassungen an zahlreichen Stellen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) vor. Zudem werden Aufbewahrungspflichten und die GoBD vor dem Hintergrund von E-Rechnungen kurz angesprochen – die bereits mit BMF-Schreiben vom 14.7.2025 zur Änderung der GoBD umfassend umgesetzt sind. Auf das Thema „zukünftiges transaktionsbasiertes Meldesystem“ wurde vom BMF bisher nicht eingegangen.
Nachfolgend werden fünf wichtige Neuerungen und zentrale Regelungen skizziert.
Ausstellungspflicht
Neben Kleinbetragsrechnungen und Fahrtausweisen sollen nun auch Rechnungen von Kleinunternehmern von der E-Rechnungspflicht ausgenommen werden. Für den Rechnungsempfang ist jedoch zu differenzieren: Auch Kleinunternehmer und solche, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, müssen wie auch andere inländische Unternehmer seit dem 1.1.2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Fehlen die technischen Voraussetzungen, besteht zumindest gesetzlich kein Anrecht auf alternative Formate.
Technische Anforderungen und Formate
Ausführliche Erläuterungen zu den technischen Anforderungen an E-Rechnungsformate und Besonderheiten zu Verträgen und Dauerschuldverhältnissen sind in Abschn. 14.1 Abs. 10 bis 19 UStAE vorgesehen. Besonders relevant sind sog. Extensions, mit denen branchenspezifische Anforderungen im Normformat ermöglicht werden sollen.
Der aktualisierte Entwurf stellt klar, dass eine strukturierte elektronische Datei aufgrund von Formatfehlern eine sonstige Rechnung darstellt und somit nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung erfüllt. Insoweit verweist das BMF im Entwurf auf Validierungsanwendungen zur Prüfung der Einhaltung bzw. Konformität mit der Norm EN 16931.
Inhaltliche Fehler und Berichtigungen
Fehlen umsatzsteuerliche Pflichtangaben im strukturierten Teil, kann eine normgerechte E-Rechnung vorliegen, jedoch keine ordnungsgemäße. Dies kann grundsätzlich zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs führen.
Aus beiden BMF-Schreiben geht hervor, dass eine erforderliche Rechnungsberichtigung ebenfalls in dem vorgeschriebenen Format zu erfolgen hat. Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt erfordern bekanntermaßen eine Rechnungsberichtigung – als Beispiel nennt der Entwurf hierzu relevante Aufmaß-Änderungen in der Bauwirtschaft.
Hingegen sind für vereinbarte Änderungen der Bemessungsgrundlage, wie z.B. nachträglich abgerechnete Rabatt- oder Bonusvereinbarungen oder Mängelrügen bei Bauausführungen, weiterhin keine Rechnungsberichtigungen erforderlich.
Ergänzende Angaben und hybride Formate
Im strukturierten Datensatz für umsatzsteuerliche Pflichtangaben auf externe Anlagen oder Links zu verweisen, genügt nicht. Diese müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Lediglich ergänzende Angaben, wie Stundennachweise zur Leistungsbeschreibung, können in einen Anhang zur E-Rechnung aufgenommen werden.
GoBD
Für umsatzsteuerliche Zwecke stellt eine Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems allein keinen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten aus §§ 14, 14b UStG dar. Diese Ausnahme ist nur für Unternehmen interessant, die keine Aufbewahrung für andere Zwecke in Deutschland zu erfüllen haben. Denn aus sonstiger steuer- und handelsrechtlicher Sicht gelten weiterhin die strengen GoBD-Anforderungen.
Von elektronischen Rechnungen ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eine bildhafte Kopie muss nur dann gespeichert werden, wenn zusätzliche, für die Besteuerung relevante Informationen enthalten sind (siehe im Detail BMF-Schreiben vom 14.7.2025).
