Neues zur Kassenmeldepflicht gem. Vorgaben in der Abgabenordnung
Mit dem Ziel, Steuerhinterziehung und Manipulationen bei Kassensystemen einzudämmen, wurde in den letzten Jahren die steuerrechtliche Kontrolle von elektronischen Aufzeichnungssystemen deutlich verschärft. Ein zentrales Element ist dabei die sog. Kassenmeldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO, deren praktische Relevanz mit dem Einfluss technischer Neuerungen und dem Inkrafttreten gesetzlicher Konkretisierungen zunehmend wächst. Der Beitrag beleuchtet den aktuellen Stand der Regelung, ihre rechtlichen Grundlagen sowie praxisrelevante Implikationen.
Anwendung der Meldepflichten gem. § 146 AO mit auslaufender Übergangsfrist
Die Kassenmeldepflicht ist Bestandteil der Regelungen des § 146a AO, der im Zuge des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz) eingeführt wurde. Danach sind Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen, zur elektronischen Mitteilung an das zuständige Finanzamt verpflichtet. Nach § 146a Abs. 4 AO sind der Einsatz, die Außerbetriebnahme sowie jede wesentliche Änderung eines Kassensystems mit TSE dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach dem jeweiligen Ereignis elektronisch mitzuteilen.
Obwohl die gesetzliche Grundlage seit dem 1.1.2020 besteht, konnte die praktische Umsetzung lange nicht erfolgen, da die erforderliche technische Infrastruktur – insbesondere im Rahmen des ELSTER-Meldeportals – zunächst nicht zur Verfügung stand. Seit 2023 ist die elektronische Meldung nun über „Mein ELSTER“ möglich. Zur Kompensation der verspäteten technischen Bereitstellung hat die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung geschaffen:
- Vor dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31.7.2025 angemeldet werden.
- Ab dem 1.7.2025 neu angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung angemeldet werden; die Monatsfrist gilt nicht nur für jede Neuanschaffung, sondern auch für Außerbetriebnahmen oder Änderungen.
Inhalt und Ablauf der Meldung
Die elektronische Meldung erfolgt ausschließlich über das ELSTER-Portal und muss folgende Angaben enthalten:
- Art des verwendeten Kassensystems,
- Anzahl und Standort der eingesetzten Systeme,
- Seriennummer der TSE,
- Datum der Inbetriebnahme,
- ggf. Datum der Außerbetriebnahme.
Unternehmen benötigen hierfür ein aktiviertes ELSTER-Zertifikat. Alternativ kann die Meldung auch durch eine beauftragte steuerliche Vertretung erfolgen.
Abgrenzungsfragen in der Praxis
In der praktischen Anwendung ergeben sich häufig Unsicherheiten darüber, ob bestimmte Systeme meldepflichtig sind. Die Pflicht bezieht sich ausschließlich auf elektronische Kassensysteme mit TSE. Klassische offene Ladenkassen oder reine EC-Terminals ohne Kassenfunktion fallen nicht unter die Meldepflicht.
Zudem bereitet die Meldung bei komplexen Kassensystemen, etwa in Filialbetrieben oder bei modular aufgebauter Hardware, häufig Schwierigkeiten.
