Rechnungen und Mahnungen: Vorbereitungen für einen erfolgreichen Forderungseinzug
Ein effektives Forderungsmanagement beginnt bereits bei der Erstellung der Rechnung. Im Folgenden werden die Grundlagen für einen erfolgreichen Forderungseinzug dargestellt.
Grundsätzliche Anforderungen
Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist grundlegend für die Buchhaltung und die Steuererklärung relevant und insbesondere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug sowie einen erfolgreichen Forderungseinzug. Die dabei einzuhaltenden Anforderungen an die Rechnungsstellung sowie die Pflichtangaben sind in §§ 14, 14a UStG geregelt.
Mahnungen sind zentraler Bestandteil des Forderungsmanagements und Aufforderung zur Leistung. Sie sind formlos möglich. Entscheidend ist, dass deutlich wird, dass der Gläubiger den Schuldner zur Leistung auffordert. Diese Aufforderung kann auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen, z.B. durch eine Erinnerung an die Erledigung oder das Übersenden einer zweiten oder dritten Rechnung. Wenn dem Gläubiger mehrere Ansprüche zustehen, muss für den Schuldner erkennbar sein, auf welche Forderung sich die Mahnung bezieht.
Relevanz und Entbehrlichkeit der Mahnung
Die Bedeutung von Mahnungen für ein erfolgreiches Forderungsmanagement wird vor allem durch die Begründung des Schuldnerverzugs deutlich. Der Schuldnerverzug ist beim Forderungseinzug regelmäßig Voraussetzung für den Anspruch auf Verzugszinsen und den Ersatz etwaiger Verzugsschäden, wie z.B. Inkasso-, Anwalts- und Gerichtskosten.
In Ausnahmefällen kann der Schuldner aber auch ohne Mahnung in Verzug geraten, z.B. in folgenden Fällen:
- Die Parteien haben einvernehmlich durch entsprechende Vereinbarung eine Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt.
- Es wurde festgelegt, dass der Leistung ein bestimmtes Ereignis wie der Zugang der Rechnung vorauszugehen hat und es wurde eine von diesem Ereignis an zu berechnende angemessene Frist vereinbart.
Automatischer Verzugseintritt
Eine Sonderregelung für Entgeltforderungen aus der Lieferung von Gütern (z.B. Kaufpreisforderungen) oder der Erbringung von Dienstleistungen enthält § 286 Abs. 3 BGB. Hiernach kommt der Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Regelung nur, wenn zuvor besonders auf die Rechtsfolgen des automatischen Verzugseintritts hingewiesen worden ist.
Das Problem der Nachweise
Oft liegt das Problem eines erfolgreichen Forderungseinzugs in (nicht) vorhandenen Beweisen. Im Konfliktfall muss grundsätzlich der Gläubiger den Zugang von Rechnungen, Mahnungen sowie die Leistungserbringung beweisen. Daher sollte die Übermittlungsform so gewählt werden, dass der Zugang möglichst sicher nachgewiesen werden kann.
Jede Versandoption birgt Risiken. Bei E-Mails beweist das bloße Versenden einer E-Mail nicht deren Zugang. Der Zugang wird erst durch die sog. Lesebestätigung rechtssicher nachgewiesen. Werden die relevanten Dokumente als Dateianhang versandt, gelten diese erst mit dem tatsächlichen Öffnen des Anhangs als zugegangen.
Auch vermeintlich sichere Zustellmethoden wie Einwurf-Einschreiben und Einschreiben mit Rückschein bergen Risiken, da sie zwar den Zugang, nicht jedoch den Inhalt belegen. Um dieser Problematik vorzubeugen, sollte ein unbeteiligter Dritter das Schreiben prüfen und selbst in den Umschlag legen, idealerweise mit einer kurzen Notiz zum Vorgang.
Zudem sind Beauftragung und Leistungserbringung nachzuweisen; eine Rechnung allein reicht nicht aus. Eine gute Dokumentation, etwa durch gegengezeichnete Aufträge und Übergabescheine, ist essenziell.
