Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat zum Thema E-Rechnung am 3.3.2026 einen umfassenden FAQ‑Katalog veröffentlicht (hier zu finden). Die BStBK fasst darin wesentliche praxisrelevante Informationen zu Empfang und Versand von E-Rechnung zusammen. Nachfolgend finden Sie einige relevante Punkte daraus in kompakter Form zusammengefasst.
Was genau ist eine E‑Rechnung – und was nicht?
Eine Rechnung ist nur dann als E-Rechnung anzusehen, wenn es sich um einen strukturierte elektronischen Datensatz nach EN 16931 handelt oder um einen, der mit dieser Norm interoperabel ist. Die EN 16931 Norm erfüllen z. B. die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0).
Wichtig: PDF-, Word- oder gescannte Dokumente gelten künftig nur noch als „sonstige Rechnungen“. Sie erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen für eine E-Rechnung!
Wer ist betroffen?
Die E‑Rechnungspflicht gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die im Inland steuerbare Leistungen an andere hier ansässige Unternehmen erbringen. Ausnahmen gelten nur für:
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Umsätze von Kleinunternehmern (diese sind jedoch nur von der Ausstellungs-, nicht von der Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen befreit)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise
Die wichtigsten Stichtage
- seit 1.1.2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
- ab 1.1.2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen > 800.000 EUR Vorjahresumsatz
- ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen für B2B-Umsätze
GoBD-konforme Aufbewahrung: Was müssen Unternehmen beachten?
Die GoBD‑Pflichten gelten unverändert weiter, jedoch mit zusätzlichen Anforderungen:
Aufbewahrungspflichten
- E‑Rechnungen müssen mindestens 8 Jahre elektronisch archiviert werden.
- Aufzubewahren ist immer der strukturierte Datensatz (z. B. XML-Datei).
- Wird eine hybride Rechnung (PDF + XML) genutzt, sind beide Bestandteile aufzubewahren.
Unveränderbarkeit & Lesbarkeit
- Die ursprüngliche Datei muss unverändert und maschinell auswertbar bleiben.
- Ausdrucke ersetzen die elektronische Aufbewahrung nicht.
E‑Mails
- Dient die E‑Mail nur als Transportmittel, muss sie grundsätzlich nicht archiviert werden.
- Wird sie jedoch als Geschäftsbrief genutzt (z. B. mit zusätzlichen Informationen), ist sie aufbewahrungspflichtig.
Umgang mit eingehenden E‑Rechnungen
Unternehmen müssen sicherstellen, dass eingehende E‑Rechnungen bei ihnen regelmäßig abgerufen, geprüft und archiviert werden. Wesentliche Schritte hierfür sind insbesondere die Einrichtung eines Eingangskanals für E-Rechnungen (E-Mail-Postfach, Schnittstelle, Internetportal etc.), die technische Validierung sowie die ordnungsgemäße Archivierung der eingehenden E-Rechnungen.
Von besonderer Bedeutung ist dabei die Validierung der eingehenden E-Rechnung z. B. mittels KoSiT Validator (= Validierung von Syntax und Semantik sowie Datenmodellprüfung und Prüfung der Konformität zu nationalen Erweiterungen).
Bei der Prüfung einer E-Rechnung werden drei Fehlerkategorien unterschieden:
- Formatfehler: Rechnung entspricht nicht den Vorgaben von EN16931 → grds. kein Vorsteuerabzug
- Geschäftsregelfehler: Rechnung verstößt gg. die für das E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln → wenn umsatzsteuerliche Pflichtangaben betroffen sind, grds. kein Vorsteuerabzug
- Inhaltsfehler: Verstoß gg. umsatzsteuerliche Pflichtangaben, z. B. Angabe des falschen Steuersatzes → grds. kein bzw. eingeschränkter Vorsteuerabzug
Die inhaltliche Prüfung erfolgt, da viele Validierungstools hierfür (noch) nicht geeignet sind, wie bisher, insbesondere durch den Abgleich der E-Rechnung (mittels eines Visualisierungstools) mit der Bestellung, dem Lieferschein etc. und der Prüfung aller umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Bei hybriden Rechnungen ist hier der XML-Datensatz (nicht das PDF!) maßgeblich.
Erstellung und Versand von E‑Rechnungen
Die Daten zur Erstellung der E-Rechnungen stammen aus dem Warenwirtschaftssystem oder aufgrund manuell erfasster Daten. Daraus wird im Fakturierungssystem i. d. R. zunächst der Rechnungsentwurf erstellt. Es ist darauf zu achten, dass die Pflichtangaben nach UStG und UStDV vollständig und zutreffend sind und die Rechnung von geschulte und autorisierten Mitarbeitende vor Versand geprüft und freigegeben werden.
Der strukturierte E-Rechnungsdatensatz wird entweder direkt im eigenen Fakturierungsprogramm oder über eine externe E‑Rechnungslösung erzeugt. Anhänge sind grundsätzlich zulässig, die Verlinkungen auf externe Dateien hingegen nicht.
Der Versand der E-Rechnung kann über verschiedene Wege erfolgen:
- E-Mail (als Übergangslösung)
- Peppol
- TRAFFIQX
- Kundenportale
- direkte Software-Schnittstellen
Hinweis: Zur Sicherstellung von Echtheit und Unversehrtheit der E-Rechnung werden von der BStBK Verfahren wie die qualifizierte elektronische Signatur, das EDI-Verfahren oder interne Kontrollmechanismen empfohlen.
Was jetzt wichtig ist!
Soweit noch nicht erfolgt, sind die Prozesse im Unternehmen zeitnah auf die Erstellung von E-Rechnungen auszurichten. Die Umstellung auf die E‑Rechnung ist nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Aufgabe. Mittelständische Unternehmen sollten daher umgehend:
- Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme prüfen
- Die Qualität ihrer Daten (Stammdaten, USt‑ID, Zahlungsinformationen) verbessern
- Interne Prozesse für die E-Rechnung definieren (Empfang, Prüfung, Archivierung)
- Mitarbeitende schulen
Der Blogbeitrag entstand in Zusammenarbeit mit Dr. Kristina Bexa.