Risiken durch fehlerhafte E-Rechnungen
Inhaltliche Fehler können zur Konsequenz haben, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug aus der betroffenen Rechnung versagt. Ungeachtet dessen verhindern inhaltliche wie auch strukturelle Fehler die Möglichkeit zur elektronischen bzw. automatisierten Verarbeitung. Stattdessen sind zeitaufwendige manuelle Verarbeitungsschritte das Ergebnis.
Validierung strukturierter E-Rechnungen: Ein Muss für die Unternehmensorganisation
Um solche Probleme zu vermeiden, müssen Unternehmer sicherstellen, dass die Prüfung der eingehenden strukturierten E-Rechnungen von vornherein in ihrer Unternehmensorganisation integriert ist. Werden dabei Fehler festgestellt, muss der Rechnungsaussteller aufgefordert werden, eine Rechnungsberichtigung vorzunehmen. Die für den Empfang und die Verarbeitung von strukturierten E-Rechnungen eingesetzte Software bietet eventuell bereits einen Workflow zur automatisierten Validierung von E-Rechnungen an. In diesem Fall sollen Unternehmer in Zusammenarbeit mit ihrem Softwareanbieter klären, wie die Funktion nahtlos in die bestehenden Prozesse eingebunden werden kann. Für Unternehmer, die nur wenige strukturierte E-Rechnungen erhalten, reicht unter Umständen eine manuelle Prüfung aus. In diesem Fall müssen die nicht menschenlesbaren strukturierten E-Rechnungen zunächst visualisiert werden.
Visualisierungstools: Unterstützung für die manuelle Prüfung
Zahlreiche kostenfreie Tools im Internet ermöglichen es, strukturierte E-Rechnungen zu visualisieren. Teilweise erfordert deren Anwendung nicht einmal einen Datenupload, was einen wesentlichen Vorteil hinsichtlich der Datensicherheit darstellt.
Das ELSTER-Visualisierungstool: Was es kann – und was nicht
Erfreulicherweise stellt auch die Finanzverwaltung mittlerweile ein kostenloses Visualisierungstool im ELSTER-Online-Portal zur Verfügung (ELSTER). Das ELSTER-Tool erlaubt es, E-Rechnungen – insbesondere im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format – direkt im Portal anzuzeigen. Dies ermöglicht die inhaltliche Rechnungsprüfung. Strukturelle Fehler können mit dem ELSTER-Tool dagegen nicht erkannt werden. Zudem garantiert die Finanzverwaltung weder die Vollständigkeit noch die Fehlerfreiheit der visualisierten Rechnungsdaten. Die Datenanzeige kann ausgedruckt werden. Auch eine Speicherung ist grundsätzlich möglich, allerdings nur kurzzeitig, so dass diese Funktion nicht zur Archivierung geeignet ist.
Fazit: Rechtzeitig handeln und Prozesse anpassen
Die Einführung der Pflicht zur Annahme, Verarbeitung und Archivierung von strukturierten E-Rechnungsannahme bringt nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Unternehmen sollten frühzeitig ihre Prozesse anpassen und geeignete Rechnungsvalidierungs-Workflows implementieren, um Fehler und Risiken in strukturierten E-Rechnungen von vornherein zu vermeiden.