Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit seinem kürzlich bekanntgewordenen Beschluss vom 30. April 2025 (Az. XI R 15/23) eine Entscheidung dazu getroffen, welche Unterlagen die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung verlangen darf – insbesondere im Hinblick auf E-Mails und sogenannte Mail-Gesamtjournale.
Die Kernaussagen des BFH lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- E-Mails als Handelsbriefe: Der BFH stellt klar, dass E-Mails unter den Begriff der Handels- und Geschäftsbriefe fallen können.
Solche E-Mails sind aktuell grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren und vorlagepflichtig, sofern sie steuerlich relevant sind. - Konzernverrechnungspreise: Digitale Unterlagen zu konzerninternen Verrechnungspreisen unterliegen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht.
Soweit es sich dabei um Buchungsbelege handelt, sind sie aktuell grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, im Fall „sonstiger für die Besteuerung bedeutsamer Unterlagen“ grundsätzlich sechs Jahre. - Grenzen der Vorlagepflicht: Die Finanzverwaltung darf zwar alle steuerlich relevanten E-Mails anfordern, nicht jedoch ein sogenanntes „Gesamtjournal“, das vom Steuerpflichtigen erst noch erstellt werden müsste und auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.
Bedeutung für die Praxis
Die BFH-Entscheidung beinhaltet in Bezug auf die Einstufung von E-Mails wie auch von verrechnungspreisbezogenen Unterlagen keine Überraschungen. In diesem Zusammenhang bestätigt der BFH auch die grundsätzliche Zulässigkeit von „en bloc-Anforderungen“ - etwa zur Vorlage sämtlicher ein- und ausgehender Handelsbriefe. Der Steuerpflichtige muss dann etwa auch alle entsprechenden Mails vorlegen. Vor diesem Hintergrund dürften nun immer mehr Finanzbehörden von solchen Massenanfragen Gebrauch machen. Um nicht im Zuge von Betriebsprüfungen in Zeitnot zu geraten, könnte es sich daher lohnen, bereits beim Versand oder beim Erhalt von Mailkorrespondenz eine Klassifizierung z. B. in „Handelsbriefe“, „Buchungsbelege“ bzw. „sonstige steuerlich relevante Unterlagen“ vorzunehmen.
Ebenso wichtig erscheint jedoch, dass der BFH einem übermäßig ausufernden Datenhunger der Finanzverwaltung entgegentritt: Der pauschalen Abfrage eines Mail-Gesamtjournals, das erst noch erstellt werden müsste, und in welchem auch steuerlich irrelevante Mails aufgelistet sein sollten, wird daher in Übereinstimmung mit der Vorinstanz (FG Hamburg vom 23. März 2023, Az. 2 K 172/19) eine klare Absage erteilt. Steuerpflichtige können sich insoweit nun auf diese höchstrichterliche Rechtsprechung berufen, ohne sich in die Gefahr mangelnder Mitwirkung an der Betriebsprüfung zu begeben.