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Verpflichtung zur XRechnung bei Aufträgen der öffentlichen Hand

Seit dem 27.11.2020 werden von Bundesbehörden nur noch Rechnungen bezahlt, die elektronisch im Format der XRechnung ausgestellt und eingereicht worden sind. Auf Länderebene ist die Verpflichtung zur Ausstellung der XRechnung uneinheitlich. Welche Besonderheiten es bei der XRechnung zu beachten gilt, wie sie steuerlich behandelt wird und für welche Aufträge diese gilt, wird nachfolgend aufgezeigt.

Einführung

Die Möglichkeit, elektronische Rechnungen auszustellen und zu übermitteln, besteht für Auftragnehmer des Bundes seit dem 27.11.2019, für Auftragnehmer der Länder und Kommunen seit dem 18.4.2020. Seit dem 27.11.2020 sind die Auftragnehmer des Bundes nunmehr verpflichtet, Rechnungen nur noch in dem Format der XRechnung auszustellen und elektronisch zu übermitteln. Rechtsgrundlage ist die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) vom 13.7.2017. Letztlich wird die elektronische Rechnung somit – von den Ausnahmen in Abschn. 4 und 5 abgesehen – ein unverzichtbarer Bestandteil bei Aufträgen der öffentlichen Hand auf Bundesebene.

Begriffliche Abgrenzung und Übermittlung

Nach § 4a Abs. 2 E-Government-Gesetz (EGovG) vom 25.7.2013 liegt eine elektronische Rechnung vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Die Übermittlung der elektronischen Rechnung hat dabei gem. § 4 Abs. 3 Satz 1 ERechV über ein Verwaltungsportal des Bundes zu erfolgen. Hierfür werden zwei Möglichkeiten zur Verfügung gestellt:

  • Nutzung der ZRE (= Zentrale Rechnungseingangsplattform) für Rechnungsempfänger der unmittelbaren Bundesverwaltung) oder
  • Nutzung der OZG RE (= Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform) für Rechnungsempfänger der mittelbaren Bundesverwaltung und Empfänger von Zuwendungen durch den Bund.

Bestandteile der XRechnung

Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen nach § 14 Abs. 4 UStG zusätzlich die Pflichtbestandteile nach § 5 Abs. 1 und 2 ERechV auf der elektronischen Rechnung enthalten sein. Danach sind ergänzend anzugeben:

  • Leitweg-Identifikationsnummer,
  • Bankverbindungsdaten,
  • Zahlungsbedingungen,
  • De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers,
  • Lieferantennummer und Bestellnummer, sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden.

Abweichungen auf Länderebene

Während für Auftragnehmer einer Bundesbehörde seit dem 27.11.2020 die E-Rechnungs-Pflicht gilt, besteht auf Länderebene aktuell nur in Bremen eine entsprechende Pflicht. Durch die selbstständige Umsetzung in den Bundesländern kommt es zu Verzögerungen, die wir in der folgenden Tabelle darstellen.

Abweichungen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Bundesland E-Rechnungspflicht für Lieferanten
Baden-Württemberg ab 1.1.2022
Bayern nein
Berlin nein
Brandenburg nein
Bremen ab 27.11.2020
Hamburg nein
Hessen ab 18.4.2024
Mecklenburg-Vorpommern noch im Entwurf
Niedersachsen nein
Nordrhein-Westfalen nein
Rheinland-Pfalz ab 1.1.2024
Saarland ab 1.1.2022
Sachsen nein
Sachsen-Anhalt nein
Schleswig-Holstein nein
Thüringen nein

Abweichungen bei Kleinbeträgen

In § 3 Abs. 3 ERechV sind die Ausnahmen genannt, für die eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung entfällt. Demnach muss keine XRechnung ausgestellt werden und die Papierform ist weiterhin möglich, wenn

  • es sich um Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 € (netto) handelt oder wenn
  • geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland betroffen sind.

Abgesehen von diesen Ausnahmen sind ab dem 27.11.2020 also weder Papierrechnungen noch Rechnungen in elektronischen Formaten, die ausschließlich eine bildliche Darstellung der Rechnung (z.B. jpg-Fotodateien) enthalten, bei Aufträgen des Bundes zulässig.

Steuerliche Anforderungen

Bereits seit 2011 sind elektronische Rechnungen mit Papierrechnungen steuerlich gleichgestellt. Die Vorschrift des Satz 7 in § 14 Abs. 1 UStG, wonach es einer Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung bedarf, ist nicht anzuwenden, sofern die Auftraggeber über das anzuwendende EGovG zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen verpflichtet werden. Elektronische Rechnungen sind nach §§ 147 Abs. 1 Nr. 3 und 4 AO, 14b Abs. 1 Satz 1 UStG Unterlagen, die in der Ursprungsform elektronisch aufbewahrungspflichtig sind und die über die Dauer der Aufbewahrungsfrist stets lesbar gemacht werden können. Das zu implementierende Verfahren zur Übermittlung der XRechnungen muss entweder mit Kontrollen versehen oder in das interne Kontrollsystem (IKS) für Steuern integriert werden.

Hinweis: Das gewählte Prozedere ist in einer steuerlichen Verfahrensdokumentation darzulegen.

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