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Tax Compliance Management System – Das PKF Vier-Phasen-Modell

Speziell für die Bedürfnisse des Mittelstands hat PKF einen Ansatz entwickelt, bei dem, ausgehend von einer Analyse des Status der Tax Compliance, systematisch die steuerlichen Risiken identifiziert und bewertet werden. Anschließend können die Standard- oder weitere spezielle Module einzeln beauftragt werden. Unterstützend kommt das „PKF Tax CMS Tool“ zum Einsatz, das auf Excel basiert und außerhalb des ERP angewendet werden kann. Über das „PKF Tax CMS Tool“ werden die vier nachfolgend im Überblick skizzierten Prozessphasen gesteuert und dokumentiert.

Die Phasen im PKF-Modell

Phase I: Compliance-Analyse

Zunächst ist im Unternehmen der Status der Tax Compliance anhand von wesensbestimmenden Fragestellungen für sieben Compliance-Säulen festzustellen.

  • Compliance-Kultur: Welche Unternehmenswerte sind wichtig?
  • Compliance-Ziele: Welche Zielerreichungen sollen sichergestellt werden?
  • Compliance-Organisation: Wie sind der Aufbau und der Ablauf des Compliance eingerichtet?
  • Compliance-Risiken: Wie ist das Risikomanagement organisiert?
  • Compliance-Programm: Mittels welcher Maßnahmen werden Compliance-Risiken beherrscht?
  • Compliance-Kommunikation: Welche Regelwerke oder Meldesysteme bestehen?
  • Compliance-Überwachung/Verbesserung: Welche fortlaufenden Überwachungs- und Verbesserungsmaßnahmen sind vorgesehen?

Die Durchführung der Analyse erfolgt anhand von Interviews und Checklisten. Für die Dokumentation in Form eines Kurzberichts kann das „PKF Tax CMS Tool“ zum Einsatz kommen.  Sodann wird im Rahmen der vertiefenden Tax Compliance-Analysen für Standardmodule (vgl. Phase II) eine Einschätzung der Risikosituation vorgenommen.

Phase II: Risiko-Analyse

Auf der Basis der in Phase II erarbeiteten Ergebnisse der Compliance-Analyse werden von den Standardmodulen Ertragsteuer, Umsatzsteuer, Transfer-Pricing, Lohnsteuer/Sozialversicherung sowie GoBD-Verfahrens- und Prozessdokumentation Sozialversicherung die Module ausgewählt, die (zunächst) im Detail untersucht werden sollen. Über das „PKF Tax CMS Tool“ werden folgende Schritte im Dialog zwischen Mandant und Berater bearbeitet:

  • Identifikation der Risiken dieser Prozesse
  • Identifikation von bestehenden Regelungen und Kontrollen in diesen Prozessen
  • Bewertung der Risiken hinsichtlich Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Berichterstattung über die Risikosituation
  • Festlegung von Handlungsbedarf zur Reduzierung der Risiken

Auf dieser Basis werden für die jeweiligen Module Risikokennziffern (als Produkt aus Schadenhöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit) gebildet, die sich über die Software graphisch veranschaulichen lassen.

Phase III: Maßnahmen der Steuerung und Kontrolle

In dieser Phase werden Risiken mit hohen und sehr hohen Kennzifferwerten – der sog. „rote Bereich“ – priorisiert. Folgende Maßnahmen und Kontrollen könnten exemplarisch in dieser Phase definiert und mit Hilfe des „PKF Tax CMS Tool“ implementiert werden:

  • Ausarbeitung von Steuerhandbuch, Organisationsrichtlinien, Arbeitsanweisungen, Checklisten (manuelle oder elektronische)
  • Prüfung der Angemessenheit von Verrechnungspreisen
  • Erstellung der Verrechnungspreisdokumentationen
  • Beschreibung von Kontrollen (manuelle oder elektronische)
  • Festlegung der Kommunikation bei Abweichungen von Vorgaben

Die Zielsetzung besteht hierbei darin, die Risiken aus dem „roten Bereich“ in den gelben (mittleres Risiko) oder grünen (niedriges Risiko) Bereich zu bringen.

Phase IV: Wirksamkeit und Review

Diese Phase folgt mit zeitlichem Abstand den Phasen I bis III. Es geht dabei um sog. Funktionsprüfungen, also darum, ob die in Phase III aufgebauten Maßnahmen und Kontrollen auch tatsächlich gelebt werden.

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