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Neue Meldepflichten: Transparenzregister wird zum Vollregister

Aktueller Handlungsbedarf auch im Non-Profit-Sektor

Die Fortentwicklung des Transparenzregisters schreitet weiter voran. Ende Juni ist das Transparenz- und Informationsgesetz (TraFinG) verabschiedet worden und bereits am 1.8.2021 in Kraft getreten. Hiermit wird das Transparenzregister zu einem Vollregister umgestaltet. Aufgrund der hohen Bedeutung für die Praxis greifen wir das Thema mit speziellem Blick für betroffene Rechtseinheiten aus dem Non-Profit-Sektor auf und beschreiben insbesondere den aktuellen Handlungsbedarf.

Kern der Änderungen des Transparenz- und Informationsgesetzes

Bisher sah die sog. „Mitteilungsfiktion“ vor, dass transparenzpflichtige Einheiten keine Mitteilung zum Transparenzregister veranlassen mussten, wenn sich sämtliche erforderlichen Angaben aus öffentlichen Registern (z. B. dem Handelsregister, dem Vereinsregister etc.) elektronisch ergaben. Nunmehr fällt die Mitteilungsfiktion ersatzlos weg. Ob bereits Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten in anderen öffentlichen Registern vorliegen, ist grundsätzlich nicht mehr relevant.

Dies führt zukünftig zu einem Nebeneinander des Transparenzregisters mit den bestehenden öffentlichen Registern. Im Klartext bedeutet dies, dass zukünftig nahezu sämtliche deutschen transparenzpflichtigen Rechtseinheiten zur fortlaufenden Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister verpflichtet sind. 

Hinweis: Aufgrund dieser Änderungen sehen sich deutschlandweit ca. 1,9 Mio. Rechtseinheiten zur Vornahme einer erstmaligen Mitteilung zum Transparenzregister verpflichtet. Dies gilt auch für Gesellschaften, die über keinen tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten verfügen und bei denen lediglich die gesetzlichen Vertreter per gesetzlicher Fiktion als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte angesehen werden. Ein fiktiv wirtschaftlich Berechtigter sind beispielsweise der Geschäftsführer einer gGmbH, an welcher keine natürliche Person unmittelbar oder mittelbar zu mehr als 25% der Kapitalanteile beteiligt ist, sowie der Vorstand einer Stiftung.

Welche Rechtseinheiten sind von den Änderungen betroffen?

In Abhängigkeit von der jeweiligen Rechtsform ergeben sich durch die Änderungen des TraFinG unterschiedliche Betroffenheiten und damit verbundener Handlungsdruck. 

Die gGmbH

Die gGmbH ist ungeachtet ihrer Gemeinnützigkeit eine GmbH. Dies bedeutet, dass die gesetzlichen Vertreter der gGmbH die Mitteilungspflichten zum Transparenzregister laufend überwachen müssen. Gegenwärtig ist insbesondere der akute Handlungsbedarf vor dem Hintergrund des Wegfalls der Mitteilungsfiktion zu prüfen. 

In jedem Fall muss jede gGmbH bis zum Ablauf der gesetzlichen Übergangsfrist bis zum 30.6.2022 ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv zum Transparenzregister mitgeteilt haben. Dies gilt auch in den Fällen, in denen die Geschäftsführer als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte anzusehen waren und bislang wegen der im Handelsregister vorliegenden Daten keine Mitteilung aufgrund der Mitteilungsfiktion veranlasst wurde. 

Es ist zu prüfen, ob die Übergangsfrist in Anspruch genommen werden darf. Hierfür ist es erforderlich, dass die gGmbH am 31.7.2021 berechtigterweise vom Eingreifen der Mitteilungsfiktion ausging. Dies ist der Fall, wenn sich sämtliche erforderlichen Angaben aus dem Handelsregister elektronisch ergaben. In einer nicht unbeachtlichen Anzahl von Fällen ist dies – entgegen der Erwartung der Verantwortlichen – nicht der Fall, da beispielsweise die Gesellschafterliste im Handelsregister nur hinterlegt, aber nicht elektronisch abrufbar ist oder aber Gesellschafter oder Geschäftsführer in den letzten Jahren umgezogen sind. 

Hinweis: Ferner sind die unter Abschn. 3. "Erweiterte Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten" beschriebenen sonstigen Änderungen hinsichtlich des Mitteilungsumfangs zu den wirtschaftlich Berechtigten zu beachten. 

Der eingetragene Verein 

Eingetragene Vereine haben i.d.R. keine tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten, sondern nur fiktiv wirtschaftlich Berechtigte in Form der einzelnen Vorstandsmitglieder. Dies ist jedoch in jedem Einzelfall durch eine konkrete Prüfung festzustellen. 

Erfreulich ist, dass die neue Fassung des Geldwäschegesetzes (GwG) für eingetragene Vereine die automatische Übernahme von Informationen aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister vorsieht. Eine Mitteilungspflicht eingetragener Vereine wird somit grundsätzlich entfallen. Die automatische Eintragung erfolgt jedoch erstmals zum 1.1.2023. Im Falle der automatischen Eintragung sind eingetragene Vereine zudem von der Gebührenpflicht per Gesetz befreit. 

Eine aktive Mitteilungspflicht des eingetragenen Vereins besteht zudem immer in den Fällen, in denen ein Vorstandsmitglied als wirtschaftlich Berechtigter 

  • keine deutsche Staatsbürgerschaft besitzt oder 
  • mehrere Staatsbürgerschaften besitzt oder 
  • das Vereinsregister zu dem jeweiligen wirtschaftlich Berechtigten kein Wohnsitzland ausweist und der wirtschaftlich Berechtigte tatsächlich nicht in Deutschland lebt. 

Dies hat den Hintergrund, dass das Transparenzregister zugunsten der eingetragenen Vereine unterstellt, dass bei fehlenden Angaben im Vereinsregister zu den wirtschaftlich Berechtigten Deutschland als Wohnsitzland und die deutsche Staatsangehörigkeit als einzige Staatsangehörigkeit angenommen wird. Treffen diese Angaben nicht zu, verbleibt es bei der Mitteilungspflicht des Vereins.

Hinweis: Die automatische Eintragung der wirtschaftlich Berechtigten aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister erfolgt zudem insbesondere nicht, falls ein eingetragener Verein bereits eine aktive Mitteilung von wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister veranlasst hatte. In diesen Fällen besteht die unverzügliche Mitteilungspflicht für eingetragene Vereine fort. 

Empfehlung: Sofern bislang nur Vorstandsmitglieder als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte aktiv mitgeteilt wurden, kann die registerführende Stelle darüber informiert werden, dass die Angaben nicht mehr gelten sollen. Hierdurch wird dann für die Zukunft die automatische Datenübernahme aus dem Vereinsregister ermöglicht. 

Die rechtsfähige Stiftung

Rechtsfähige Stiftungen sind und waren bereits in der Vergangenheit uneingeschränkt zur aktiven Mitteilung an die registerführende Stelle verpflichtet. Hieran ändert auch das TraFinG nichts, da die ersatzlos weggefallene Mitteilungsfiktion für Stiftungen ohnehin nie zur Anwendung gelangte. Mit Ausnahme der allgemeingültigen sonstigen Änderungen hinsichtlich des Mitteilungsumfangs zu den wirtschaftlich Berechtigten (siehe Abschn. 3) ergeben sich für die rechtsfähige Stiftung keine großen Änderungen.

Die nichtrechtsfähige Stiftung

Nichtrechtsfähige Stiftungen sind mitteilungsverpflichtet, wenn der Stiftungszweck aus Sicht des Stifters eigennützig ist. Gemeinnützige nichtrechtsfähige Stiftungen sind nach wohl zutreffender Ansicht hiervon nicht erfasst. In den Fällen der nichtrechtsfähigen eigennützigen Stiftung war jedoch auch vor den Änderungen des TrafinG eine aktive Mitteilung zu veranlassen, sodass es hier mit Ausnahme der allgemeingültigen sonstigen Änderungen gem. Abschn. 3 keine großen Änderungen gibt. 

Hinweis: Nichtrechtsfähige, aus Sicht des Stifters eigennützige Stiftungen sehen sich nunmehr zudem in speziellen Fällen einer Erweiterung des Kreises der wirtschaftlich Berechtigten durch das TraFinG ausgesetzt. 

Die öffentliche Stiftung

Stiftungen des öffentlichen Rechts wie z. B. bundes- oder landeseigene Stiftungen sind nach wie vor nicht mitteilungsverpflichtet, da sie keine Verpflichteten nach dem GwG sind. 

Erweiterte Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten

Zukünftig sind hinsichtlich der wirtschaftlich Berechtigten sämtliche Staatsangehörigkeiten mitzuteilen. Das bislang bestehende Wahlrecht, lediglich eine von mehreren Staatsangehörigkeiten mitzuteilen, ist entfallen.

Eine Nachmeldung lediglich der noch nicht erfassten Staatsangehörigkeiten ist nicht geboten. Erforderlich wird die Nachmeldung der Staatsangehörigkeit erst, wenn aus einem anderen Grund die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten zu aktualisieren sind.

Hinweis: Entsprechendes dürfte auch für die Namensangaben der wirtschaftlich Berechtigten gelten. Das zuständige Bundesverwaltungsamt (BVA) hat in den jüngst veröffentlichten Rechtsanwendungshinweisen zum GwG (Stand: 1.8.2021) klargestellt, dass sämtliche im jeweiligen amtlichen Ausweisdokument ausgewiesenen Vor- und Nachnamen anzugeben sind. Dies dürfte in der Praxis bei bisherigen Mitteilungen nicht unbedingt beherzigt worden sein. 

Sanktionierung und Bußgelder

Hervorzuhebende Änderungen im Bereich der Sanktionen sieht das TraFinG nicht vor. Es verbleibt im Wesentlichen bei der bestehenden Rechtslage, wonach für Ordnungswidrigkeiten mittels eines leichtfertigen Verstoßes gegen die Mitteilungspflichten ein Bußgeldrahmen von bis zu 100.000 € vorgesehen ist; geschieht dies vorsätzlich, steigt der Betrag auf 150.000 €. 

Für schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße erhöht sich der Bußgeldrahmen auf bis zu 1 Mio. € oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils.

Zusätzlich werden Verstöße auf den Internetseiten des BVA im Rahmen des sog. „naming and shaming“ veröffentlicht.  

Empfehlung: Vor dem Hintergrund der teils tiefgreifenden Neuregelungen durch das TraFinG sollte nicht nur der aktuelle Handlungsbedarf festgestellt werden. Wir empfehlen insbesondere den gGmbHs und den rechtsfähigen Stiftungen, darüber hinaus einen laufenden Prozess einzurichten, nach dem sichergestellt wird, dass zukünftig sämtliche mitteilungspflichtigen Daten fristgerecht und vollständig bereitgestellt werden, um empfindliche Bußgelder zu vermeiden. Zusätzlich sollten auch die bisherige Einhaltung der Mitteilungspflichten kritisch analysiert und das Erfordernis etwaiger Berichtigungsmitteilungen festgestellt werden.   

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