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Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen

Die heute bestehenden technischen Möglichkeiten zur Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, stellen nach Ansicht der Finanzverwaltung für den effektiven und gleichmäßigen Steuervollzug in Deutschland ein ernstzunehmendes Problem dar. Durch die zunehmende Technisierung ist es heute möglich, dass digitale Grundaufzeichnungen, z. B. in elektronischen Registrierkassen, unerkannt gelöscht oder geändert werden können.

Aus Gründen der Steuergerechtigkeit gibt es daher Bestrebungen, die Unveränderbarkeit der digitalen Aufzeichnungen durch die Einführung gesetzlicher Regelungen sicherzustellen.

Am 15. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen (Drucksachen 18/9535, 18/9957) beschlossen. Der Bundesrat hat diesem Gesetz am 16. Dezember zugestimmt.

Gem. § 146 Abs. 1 Satz 1 AO sind Buchungen oder sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen und nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO für die Dauer der Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Von dieser Pflicht zur Einzelaufzeichnung wurde aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgesehen (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 1966, BStBl 1966 III S. 372). Diese Ausnahmeregelung betrifft insbesondere den Einzelhandel.

Nach der Gesetzesänderung entfällt diese Ausnahmeregelung, sofern Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge elektronisch aufgezeichnet werden, insbesondere mit elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen. Die Zumutbarkeit der Einzelaufzeichnung mit Registrierkassen wurde dabei schon im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 26. November 2010 (BStBl I 2010 S. 1342) festgestellt. Es wurde aber eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016 gewährt.

Der neu eingefügte § 146a regelt nun, dass elektronische Aufzeichnungssysteme zukünftig jeden aufzeichnungspflichten Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln aufzeichnen müssen (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO). Gültigkeit findet diese Vorschrift ab dem 01. Januar 2017.

Zusätzlich sind die elektronischen Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO), um die Unveränderlichkeit der Daten zu gewährleisten. Eine solche Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen (§ 146a Abs. 1 Satz 3 AO). Eine genauere Spezifikation dieser Komponenten erfolgt durch Rechtsverordnung des BMF mit Zustimmung des Bundestags und des Bundesrats. Die Sicherheitseinrichtungen sind ab dem 01. Januar 2020 verpflichtend (§ 30 Abs. 1 EGAO).
 

Ebenfalls ab diesem Zeitpunkt ist dem zuständigen Finanzamt eine Mitteilung zum verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystem innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme zu erstatten (§ 146a Abs. 4 AO). Für vor dem 01. Januar 2020 angeschaffte Systeme, hat die Mitteilung zum 31. Januar 2020 zu erfolgen (§ 30 Abs. 1 Satz 2 EGAO).

Den Amtsträgern der Finanzbehörde wird im Rahmen des neu eingefügten § 146b AO ab dem 01. Januar 2018 die Möglichkeit gegeben, ohne vorherige Ankündigung eine Kassen-Nachschau durchzuführen. Dabei sind dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie für die Kassenführung erhebliche sonstige Organisationsunterlagen vorzulegen. Werden elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, kann die Einsicht in sowie die Übermittlung von Daten über die digitale Schnittstelle im Rahmen der Sicherheitseinrichtung verlangt werden. Letzteres Recht besteht für die Amtsträger erst nach einer Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2019.

Der Betrieb sowie die Vermarktung elektronischer Aufzeichnungssysteme, die die neuen Anforderungen nicht erfüllen, stellen gemäß des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 bis 6 AO n. F. eine Ordnungswidrigkeit dar und werden mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet (§ 379 Abs. 4 AO).

Handlungsempfehlung:
Alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme im Einsatz haben, sollten kontrollieren, die Daten auf Einzelsatzebene aufgezeichnet werden. Weiterhin ist die unveränderbare Aufbewahrung der aufgezeichneten Daten im Originalformat sicherzustellen. Diese müssen im Rahmen einer Außenprüfung für Prüfungszeiträume ab dem 01.01.2017 im Originalformat zur Verfügung gestellt werden können.

Da die konkreten Anforderungen zur Ausgestaltung der technischen Sicherheitseinrichtung noch nicht vorliegen, können diesbezüglich noch keine Empfehlungen zur Umsetzung gegeben werden.

Um Fehlinvestitionen zu vermeiden könnte es weiterhin sinnvoll sein, Anschaffungen neuer Kassensysteme auf den Zeitpunkt zu verschieben, an dem die Rechtsverordnung des BMF zur Spezifikation der Sicherheitseinrichtung vorliegt.

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