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Die elektronische Signatur im Arbeitsrecht

Seit Einführung des Signaturgesetzes vor über zwanzig Jahren ist die elektronische Signatur der Originalunterschrift grundsätzlich gleichgestellt. Auch das Arbeitsrecht scheint sich allmählich mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 und einer ausstehenden Entscheidung des Arbeitsgerichts Berlin den elektronisch unterschriebenen Befristungsabreden anzunähern – Anlass genug, einen Blick auf die elektronische Signatur im Arbeitsrecht zu werfen.

Grundlegendes

Der Arbeitsvertrag ist grundsätzlich formfrei, soweit nicht das Gesetz eine Form vorgibt. Dabei kommt insbesondere das Schriftformerfordernis nach BGB in Betracht. Dieses kann durch die elektronische Form ersetzt werden, soweit den Voraussetzungen der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) entsprochen wird und das Gesetz die Anwendung nicht ausdrücklich ausschließt. 

Befristungsabreden

Gemäß Teilzeit- und Befristungsgesetz unterliegt die Befristungsabrede zwingend der Schriftform. Dabei ist die Frage der Wirksamkeit der Befristung in elektronisch signierten Arbeitsverträgen höchst umstritten. Eine richterliche Entscheidung liegt dazu noch nicht vor. Umso erfreulicher ist die Tatsache, dass beim Arbeitsgericht Berlin zwölf entsprechende Entfristungsklagen anhängig sind (u.a. Az. 20 Ca 8498/21 und 20 Ca 8500/21), welche Klarheit bezüglich dieser Thematik schaffen könnten.

Empfehlung: Mit Blick auf die rechtlichen Wirkungen bei der Unwirksamkeit solcher Befristungsabreden ist zu empfehlen, bis zur endgültigen richterlichen Klärung Befristungen stets unter Einhaltung des Schriftformerfordernisses zu erfassen. 

Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen

Wenn kein „schriftlicher Arbeitsvertrag“ geschlossen worden ist, ist der Arbeitgeber laut Nachweisgesetz verpflichtet, innerhalb eines Monats einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Dabei ist umstritten, welche Anforderungen an den hier genannten „schriftlichen Arbeitsvertrag“ zu stellen sind. 

Eine ausdrückliche Regelung, welche die elektronische Signatur des Arbeitsvertrags in diesem Zusammenhang ausschließt, ist gesetzlich nicht vorgesehen. Bei Zulässigkeit der elektronischen Form würde allerdings der bisher nach dem NachweisG geltende Grundsatz der schriftlichen Dokumentation des Arbeitsvertrags (sei es der Arbeitsvertrag selbst oder der Nachweis) ausgehebelt werden. 

Diese unsichere Rechtslage dürfte aber bald der Vergangenheit angehören. Denn mit der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen soll die Möglichkeit der elektronischen Übermittlung des Nachweises über die wesentlichen Arbeitsbedingungen unter Einhaltung bestimmter Nachweis-schützender Voraussetzungen ausdrücklich ermöglicht werden. Mit Frist zum 31.7.2022 ist der nationale Gesetzgeber mit der Umsetzung beauftragt. 

Hinweis: Festzuhalten ist aber, dass ein Verstoß gegen das NachweisG lediglich die Beweislast zum Vertragsinhalt umkehrt und dem Arbeitgeber auferlegt. Der Vertrag ist hier ohne Formwahrung wirksam.

Fazit: Der beschriebene rechtsunsichere Raum wird durch den Gesetzgeber und die Rechtsprechung Stück für Stück verkleinert, wobei eindeutige gesetzliche Regelungen, insbesondere im Bereich der Befristungsabrede, wünschenswert sind. Die Umsetzung einer weitgehenden Nutzungsmöglichkeit der elektronischen Signatur im Arbeitsrecht könnte einen Meilenstein für die Effizienzsteigerung von Personalabteilungen und somit von Unternehmen im Allgemeinen darstellen. Die Entwicklung bleibt abzuwarten.

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